視頻會議會場涉及攝像設(shè)備影像采集，可以盡量使用人工光源。根據(jù)會場規(guī)格不同，會場的環(huán)境照明略有不同，我們一般選用冷光源的三基色燈，顯色指數(shù)大于等于85，色溫為4000開爾文。要提前測試顯示屏周圍環(huán)境的光照度，一般可控制在50至80勒克斯之間。可圍繞有發(fā)言任務(wù)的參會人員進行布光，在其正面上方、與視平面呈30度夾角處安置照明設(shè)備為宜，且不得直射面部。人物面部光照度一般為500勒克斯，可根據(jù)會場實際光照環(huán)境和具體要求進行調(diào)整。整體布光初步完成后，要進行燈光測試。安排測試人員代替參會人員，再根據(jù)現(xiàn)場照明效果進一步調(diào)整布光。
視頻圖像中，參會人員宜呈現(xiàn)正面平視的效果。攝像器材可選擇在顯示屏鄰近處擺放，高度與顯示屏平齊。參會人員與顯示屏的距離要適中，可對顯示屏尺寸進行調(diào)整。
視頻會議的現(xiàn)場影像采集要兼顧特寫與全景。參會人員發(fā)言時，切換為發(fā)言人的特寫鏡頭。不涉及發(fā)言時，切換為會場的全景影像。
主會場和各分會場參會人員交流時，主會場顯示屏播放該分會場畫面，并給定發(fā)言人鏡頭。主會場播放各分會場現(xiàn)場畫面時，技術(shù)保障人員應(yīng)密切關(guān)注畫面內(nèi)容，根據(jù)實際情況及時切換輪播畫面。
視頻會議要保持會場聲音效果明亮、清晰、響度適中，盡量降低電子設(shè)備的干擾。分會場發(fā)言在主會場產(chǎn)生回音時，應(yīng)協(xié)助關(guān)閉發(fā)言人話筒，用手持話筒等移動話筒替換固定話筒。要定期檢修各類音頻設(shè)備，特別注意檢查各部件連接處;按時更換移動話筒電池或進行充電;及時更新設(shè)備。
視頻會議往往存在各地視頻會議系統(tǒng)不一致、主會場和分會場系統(tǒng)不同步、各分會場設(shè)備更新不統(tǒng)一等情況，導(dǎo)致各會場采集到的視頻圖像存在差異。這就需要平衡各會場視頻圖像效果。如，各會場視頻圖像分辨率不一致導(dǎo)致視頻圖像差異明顯時，可以將分辨率低的會場鏡頭推近，使效果接近分辨率較高的會場。
主會場和各分會場音頻音量要盡量保持一致。要對主會場和分會場的傳聲設(shè)備、音響效果等反復(fù)調(diào)試。對聲音還原度要求較高且有條件時，可以增加調(diào)音臺。話筒數(shù)量較多的會議室，可選用混音器、音頻處理器等提升傳聲效果。大型會議室要避免嘯叫。
